Un libro de trabajo categorizado añade una etiqueta de gasto a cada transacción extraída y agrupa los totales por etiqueta. Le proporciona un punto de partida para revisar la actividad. Usted sigue decidiendo si una etiqueta se ajusta a la transacción y a sus propias categorías de informes.
Descargar el libro de trabajo categorizado
- Abra la herramienta de Excel categorizado.
- Suba un PDF legible y desbloqueado de hasta 25 MB y elija Convertir mi extracto.
- Abra Más formatos y seleccione Excel categorizado en Spreadsheet+.
- Abra el archivo .categorized.xlsx y compare las transacciones extraídas con el PDF.
- Revise la columna Category antes de utilizar el resumen.
El botón habitual Descargar Excel genera el libro de trabajo estándar de dos hojas. Elija la opción etiquetada en More formats para obtener las categorías. CSV categorizado también está disponible allí si solo necesita las filas de transacciones.
Conozca las tres hojas
| Hoja | Contenido | Utilícela para |
|---|---|---|
| Summary | Información de la cuenta, período, saldos, recuento de transacciones | Confirmar el extracto correspondiente |
| Transactions | Date, Description, Category, Debit, Credit, Balance | Revisar y editar etiquetas individuales |
| By Category | Category, Transactions, Total Debit, Total Credit, Net | Inspeccionar totales para toda la exportación |
La hoja By Category es una instantánea estática, no una tabla dinámica ni un conjunto de fórmulas dinámicas. Suma la totalidad del extracto subido; no divide automáticamente un PDF de varios meses en informes mensuales. Net es el Total Credit menos el Total Debit dentro de cada categoría.
Cómo se asignan las categorías
El exportador compara las palabras de la descripción con una lista ordenada de reglas. Prevalece la primera coincidencia. Las reglas de ingresos, reembolsos y transferencias se comprueban antes que las reglas de comercios. Una descripción que contenga AMAZON MKTP REFUND, por ejemplo, coincide con Refund antes que con Shopping. STARBUCKS coincide con Coffee. Una descripción sin coincidencias se etiqueta como Uncategorised.
Estos ejemplos explican las reglas, no la finalidad de una compra real. Un minorista general puede vender alimentos y material de oficina, y la descripción de un procesador de pagos puede ocultar al comercio original. La misma descripción recibe la misma etiqueta según las reglas actuales; el sistema no aprende de las modificaciones que usted realice en Excel.
Revisar y corregir las etiquetas
Filtre primero Transactions por Uncategorised; después, inspeccione transferencias, reembolsos, importes elevados y categorías comerciales amplias. Modifique las celdas de Category para que coincidan con su propia estructura de informes. Mantenga intactos el importe y la descripción de origen a menos que haya verificado un error de extracción con el PDF.
Supongamos que Coffee contiene dos cargos de 4 y 6. Su resumen original muestra dos transacciones, Total Debit 10, Total Credit 0 y Net -10. Si la transacción de 6 pertenece a una categoría diferente, editar su etiqueta deja intactos los totales originales de By Category. Recalcule su informe antes de confiar en él.
Crear totales que reflejen sus ediciones
Cree una tabla de Excel a partir de los datos revisados de Transactions y, a continuación, cree una tabla dinámica en una hoja nueva. Coloque Category en Filas y Debit y Credit en Valores, utilizando Suma. Actualice la tabla dinámica después de cambiar el origen. Si Excel muestra Recuento en lugar de Suma, compruebe si los importes se importaron como texto. La guía de tablas dinámicas de Microsoft explica las opciones de configuración y actualización.
Para obtener un informe mensual, confirme primero que la columna Date contenga fechas válidas y añada la agrupación por fechas que necesite. Revise las transferencias por separado si su objetivo es el análisis de gastos: mover dinero entre sus cuentas es diferente a comprar algo.
Conserve el formato adecuado para el siguiente paso
CSV categorizado contiene las seis columnas de transacciones, pero ni Summary ni By Category. Elíjalo si busca una tabla plana, o mantenga XLSX para el libro de trabajo completo. Ninguno de los dos formatos asigna automáticamente los códigos de cuenta de su software contable. Para importar en un software de contabilidad, siga la guía de Xero o la guía de QuickBooks.