Un classeur catégorisé attribue un libellé de dépense à chaque transaction extraite et regroupe les totaux par libellé. Il vous offre un point de départ pour examiner votre activité. Il vous appartient ensuite de décider si un libellé correspond bien à la transaction et à vos propres catégories de reporting.
Télécharger le classeur catégorisé
- Ouvrez l'outil Excel catégorisé.
- Importez un fichier PDF lisible et non verrouillé d'une taille maximale de 25 Mo, puis choisissez Convertir mon relevé.
- Ouvrez Plus de formats et sélectionnez Excel catégorisé sous Spreadsheet+.
- Ouvrez le fichier .categorized.xlsx et comparez les transactions extraites avec le PDF.
- Vérifiez la colonne Category avant d'utiliser le récapitulatif.
Le bouton classique Télécharger Excel génère le classeur standard à deux feuilles. Choisissez l'option avec libellés dans More formats pour obtenir les catégories. Le format CSV catégorisé y est également proposé si vous n'avez besoin que des lignes de transaction.
Comprendre les trois feuilles
| Sheet | Contents | Use it to |
|---|---|---|
| Summary | Informations sur le compte, période, soldes, nombre de transactions | Confirmer le relevé souhaité |
| Transactions | Date, Description, Category, Debit, Credit, Balance | Vérifier et modifier les libellés individuels |
| By Category | Category, Transactions, Total Debit, Total Credit, Net | Examiner les totaux pour l'ensemble de l'export |
La feuille By Category est un instantané statique, et non un tableau croisé dynamique ou un ensemble de formules dynamiques. Elle totalise l'intégralité du relevé importé ; elle ne scinde pas automatiquement un PDF de plusieurs mois en rapports mensuels. Net correspond à Total Credit moins Total Debit au sein de chaque catégorie.
Comment les catégories sont attribuées
L'outil d'exportation compare les mots de la description à une liste ordonnée de règles. La première correspondance est retenue. Les règles relatives aux revenus, aux remboursements et aux virements sont vérifiées avant celles des commerçants. Une description contenant AMAZON MKTP REFUND, par exemple, correspondra à Refund avant Shopping. STARBUCKS correspondra à Coffee. Une description sans correspondance reçoit le libellé Uncategorised.
Ces exemples illustrent les règles, et non l'objet réel d'un achat. Un grand distributeur peut vendre à la fois des produits alimentaires et du matériel de bureau, et le libellé d'un prestataire de paiement peut masquer le commerçant d'origine. Une même description reçoit le même libellé selon les règles en vigueur ; le système n'apprend pas des modifications que vous effectuez dans Excel.
Vérifier et corriger les libellés
Filtrez d'abord Transactions sur Uncategorised, puis examinez les virements, les remboursements, les montants élevés et les catégories de commerçants générales. Modifiez les cellules de la colonne Category pour les adapter à votre propre structure comptable. Conservez le montant et la description d'origine intacts, à moins d'avoir vérifié une erreur d'extraction par rapport au PDF.
Supposons que Coffee contienne deux débits de 4 et 6. Son récapitulatif d'origine indique deux transactions, Total Debit 10, Total Credit 0 et Net -10. Si la transaction de 6 relève d'une autre catégorie, modifier son libellé laissera les totaux d'origine de By Category inchangés. Recalculez votre rapport avant de vous y fier.
Générer des totaux qui reflètent vos modifications
Créez un tableau Excel à partir des données vérifiées de la feuille Transactions, puis créez un tableau croisé dynamique sur une nouvelle feuille. Placez Category dans Lignes, puis Debit et Credit dans Valeurs, en choisissant Somme. Actualisez le tableau croisé dynamique après avoir modifié la source. Si Excel affiche Nombre au lieu de Somme, vérifiez si les montants ont été importés sous forme de texte. Le guide des tableaux croisés dynamiques de Microsoft détaille les options de configuration et d'actualisation.
Pour un rapport mensuel, assurez-vous d'abord que la colonne Date contient des dates exploitables et ajoutez le regroupement par date souhaité. Analysez les virements séparément si votre objectif est l'analyse des dépenses : déplacer des fonds entre vos comptes ne correspond pas à un achat.
Conserver le format adapté à l'étape suivante
Le fichier CSV catégorisé contient les six colonnes de transaction, mais ni Summary ni By Category. Choisissez-le pour obtenir un tableau plat, ou conservez le format XLSX pour disposer du classeur complet. Aucun de ces formats n'attribue automatiquement les codes comptables de votre logiciel. Pour un import dans votre logiciel de comptabilité, consultez le guide Xero ou le guide QuickBooks.