Eine kategorisierte Arbeitsmappe fügt jeder extrahierten Transaktion eine Ausgabenbezeichnung hinzu und gruppiert die Gesamtsummen nach Bezeichnung. Sie bietet Ihnen einen Ausgangspunkt für die Überprüfung der Aktivitäten. Sie entscheiden weiterhin selbst, ob eine Bezeichnung zur Transaktion und zu Ihren eigenen Berichtskategorien passt.
Herunterladen der kategorisierten Arbeitsmappe
- Öffnen Sie das Tool für kategorisiertes Excel.
- Laden Sie ein lesbares, unverschlüsseltes PDF von bis zu 25 MB hoch und wählen Sie Meinen Kontoauszug konvertieren.
- Öffnen Sie Weitere Formate und wählen Sie Kategorisiertes Excel unter Spreadsheet+.
- Öffnen Sie die Datei .categorized.xlsx und vergleichen Sie die extrahierten Transaktionen mit dem PDF.
- Überprüfen Sie die Spalte Category, bevor Sie die Zusammenfassung verwenden.
Die reguläre Schaltfläche Excel herunterladen erstellt die standardmäßige Arbeitsmappe mit zwei Tabellenblättern. Wählen Sie die gekennzeichnete Option unter More formats, um Kategorien zu erhalten. Kategorisierte CSV ist dort ebenfalls verfügbar, falls Sie nur die Transaktionszeilen benötigen.
Die drei Tabellenblätter verstehen
| Tabellenblatt | Inhalt | Verwendung |
|---|---|---|
| Summary | Kontoinformationen, Zeitraum, Salden, Transaktionsanzahl | Bestätigung des gewünschten Kontoauszugs |
| Transactions | Date, Description, Category, Debit, Credit, Balance | Überprüfung und Bearbeitung einzelner Bezeichnungen |
| By Category | Category, Transactions, Total Debit, Total Credit, Net | Überprüfung der Summen für den gesamten Export |
Das Tabellenblatt By Category ist eine statische Momentaufnahme, keine PivotTable und keine Sammlung dynamischer Formeln. Es summiert den gesamten hochgeladenen Kontoauszug; es teilt ein mehrmonatiges PDF nicht automatisch in monatliche Berichte auf. Net ist Total Credit abzüglich Total Debit innerhalb jeder Kategorie.
Wie Kategorien zugewiesen werden
Der Exporter gleicht Wörter in der Beschreibung mit einer geordneten Regelliste ab. Die erste Übereinstimmung gewinnt. Regeln für Einnahmen, Erstattungen und Überweisungen werden vor Händlerregeln geprüft. Eine Beschreibung, die beispielsweise AMAZON MKTP REFUND enthält, stimmt eher mit Refund als mit Shopping überein. STARBUCKS entspricht Coffee. Eine nicht zugeordnete Beschreibung erhält die Kennzeichnung Uncategorised.
Diese Beispiele erläutern die Regeln, nicht den tatsächlichen Zweck eines Kaufs. Ein allgemeines Einzelhandelsunternehmen kann Lebensmittel und Bürobedarf verkaufen, und die Beschreibung eines Zahlungsdienstleisters kann den ursprünglichen Händler verschleiern. Die gleiche Beschreibung erhält nach den aktuellen Regeln dieselbe Bezeichnung; das System lernt nicht aus Änderungen, die Sie in Excel vornehmen.
Bezeichnungen überprüfen und korrigieren
Filtern Sie Transactions zuerst nach Uncategorised und prüfen Sie anschließend Überweisungen, Erstattungen, große Beträge sowie allgemeine Händlerkategorien. Bearbeiten Sie Category-Zellen so, dass sie Ihrer eigenen Berichtsstruktur entsprechen. Belassen Sie den Betrag und die ursprüngliche Beschreibung unverändert, es sei denn, Sie haben einen Extraktionsfehler anhand des PDFs abgeglichen.
Angenommen, Coffee enthält zwei Belastungen von 4 und 6. Die ursprüngliche Zusammenfassung zeigt zwei Transaktionen, Total Debit 10, Total Credit 0 und Net -10. Wenn die Transaktion über 6 zu einer anderen Kategorie gehört, bleiben die ursprünglichen Summen in By Category nach Bearbeitung der Bezeichnung unverändert. Berechnen Sie Ihren Bericht neu, bevor Sie sich darauf verlassen.
Erstellen von Gesamtsummen, die Ihre Änderungen widerspiegeln
Erstellen Sie eine Excel-Tabelle aus den geprüften Transactions-Daten und erstellen Sie anschließend eine PivotTable auf einem neuen Tabellenblatt. Ziehen Sie Category in die Zeilen und Debit sowie Credit in die Werte mit der Funktion Summe. Aktualisieren Sie die PivotTable nach Änderungen an den Quelldaten. Wenn Excel Anzahl statt Summe anzeigt, prüfen Sie, ob die Beträge als Text importiert wurden. Die PivotTable-Anleitung von Microsoft erläutert die Einrichtung und Aktualisierungsoptionen.
Vergewissern Sie sich für einen Monatsbericht zunächst, dass die Spalte Date verwendbare Daten enthält, und fügen Sie die gewünschte Datumsgruppierung hinzu. Überprüfen Sie Umbuchungen separat, wenn Ihr Ziel eine Ausgabenanalyse ist: Der Transfer von Geld zwischen Ihren Konten unterscheidet sich vom Kauf einer Ware oder Dienstleistung.
Die passende Ausgabe für den nächsten Schritt behalten
Kategorisierte CSV enthält die sechs Transaktionsspalten, jedoch weder Summary noch By Category. Wählen Sie diese Option für eine einfache flache Tabelle oder behalten Sie XLSX für die formatierte Arbeitsmappe. Keines der Ausgabeformate weist die Kontocodes Ihrer Buchhaltungssoftware automatisch zu. Für den Import in Buchhaltungssoftware folgen Sie dem Xero-Leitfaden oder dem QuickBooks-Leitfaden.