Um livro de cálculo categorizado adiciona uma etiqueta de despesa a cada transação extraída e agrupa os totais por etiqueta. Fornece-lhe um ponto de partida para analisar a atividade. Continua a ser o utilizador a decidir se uma etiqueta se adequa à transação e às suas próprias categorias de relatório.
Descarregar o livro de cálculo categorizado
- Abra a Ferramenta de Excel categorizado.
- Carregue um PDF legível e desbloqueado de até 25 MB e selecione Converter o meu extrato.
- Abra Mais formatos e selecione Excel categorizado sob Spreadsheet+.
- Abra o ficheiro .categorized.xlsx e compare as transações extraídas com o PDF.
- Reveja a coluna Category antes de utilizar o resumo.
O botão normal Descarregar Excel gera o livro de cálculo padrão de duas folhas. Escolha a opção etiquetada em More formats para obter categorias. O formato CSV categorizado também está disponível nesse local se necessitar apenas das linhas de transação.
Conhecer as três folhas
| Folha | Conteúdo | Usar para |
|---|---|---|
| Summary | Informação de conta, período, saldos, contagem de transações | Confirmar o extrato pretendido |
| Transactions | Date, Description, Category, Debit, Credit, Balance | Rever e editar etiquetas individuais |
| By Category | Category, Transactions, Total Debit, Total Credit, Net | Inspecionar totais de toda a exportação |
A folha By Category é uma captura estática, e não uma PivotTable ou um conjunto de fórmulas dinâmicas. Apresenta o total do extrato completo carregado; não divide automaticamente um PDF de vários meses em relatórios mensais. Net corresponde a Total Credit menos Total Debit em cada categoria.
Como são atribuídas as categorias
O exportador compara palavras na descrição com uma lista ordenada de regras. A primeira correspondência prevalece. As regras de rendimentos, reembolsos e transferências são verificadas antes das regras de comerciantes. Uma descrição contendo AMAZON MKTP REFUND, por exemplo, corresponde a Refund antes de Shopping. STARBUCKS corresponde a Coffee. Uma descrição sem correspondência é etiquetada como Uncategorised.
Estes exemplos explicam as regras, não o objetivo de qualquer compra concreta. Um comerciante genérico pode vender bens alimentares e equipamento de escritório, e a descrição de um processador de pagamentos pode ocultar o comerciante original. A mesma descrição recebe a mesma etiqueta ao abrigo das regras atuais; o sistema não aprende a partir das edições efetuadas no Excel.
Rever e corrigir as etiquetas
Filtre Transactions por Uncategorised primeiro e, em seguida, inspecione transferências, reembolsos, montantes elevados e categorias genéricas de comerciantes. Edite as células de Category para corresponderem à sua própria estrutura de relatórios. Mantenha o montante e a descrição de origem intactos, exceto se tiver verificado um erro de extração face ao PDF.
Suponha que Coffee contém dois débitos de 4 e 6. O seu resumo original apresenta duas transações, Total Debit 10, Total Credit 0 e Net -10. Se a transação de 6 pertencer a uma categoria diferente, editar a sua etiqueta mantém os totais originais de By Category inalterados. Recalcule o seu relatório antes de confiar nele.
Criar totais que reflitam as suas edições
Crie uma tabela do Excel a partir dos dados revistos de Transactions e, em seguida, crie uma PivotTable numa nova folha. Coloque Category em Linhas e Debit e Credit em Valores, utilizando Soma. Atualize a PivotTable após alterar a origem. Se o Excel apresentar Contagem em vez de Soma, verifique se os montantes foram importados como texto. O guia de PivotTable da Microsoft explica as opções de configuração e atualização.
Para um relatório mensal, confirme primeiro se a coluna Date contém datas válidas e adicione o agrupamento de datas necessário. Reveja as transferências em separado se o seu objetivo for a análise de despesas: movimentar dinheiro entre as suas contas é diferente de comprar algo.
Manter a saída certa para o passo seguinte
O formato CSV categorizado contém as seis colunas de transação, mas não contém Summary nem By Category. Escolha-o para obter uma tabela simples, ou mantenha XLSX para o livro de cálculo. Nenhuma das opções atribui automaticamente os códigos de conta do seu software de contabilidade. Para importar para o software de contabilidade, siga o guia de Xero ou o guia de QuickBooks.