Una cartella di lavoro categorizzata assegna un'etichetta di spesa a ciascuna transazione estratta e raggruppa i totali per etichetta. Fornisce un punto di partenza per analizzare l'attività finanziaria. Spetta sempre all'utente stabilire se un'etichetta corrisponde effettivamente alla transazione e alle proprie categorie di rendicontazione.
Scaricare la cartella di lavoro categorizzata
- Apra lo strumento Excel categorizzato.
- Carichi un PDF leggibile e non protetto da password fino a 25 MB e selezioni Converti il mio estratto conto.
- Apra Altri formati e selezioni Excel categorizzato nella sezione Spreadsheet+.
- Apra il file .categorized.xlsx e confronti le transazioni estratte con il PDF originale.
- Controlli la colonna Category prima di utilizzare il riepilogo.
Il consueto pulsante Scarica Excel genera la cartella di lavoro standard a due fogli. Selezioni l'opzione con le etichette in More formats per visualizzare le categorie. In questa sezione è disponibile anche il formato CSV categorizzato qualora siano necessarie solo le righe delle transazioni.
Conoscere la struttura dei tre fogli
| Sheet | Contents | Use it to |
|---|---|---|
| Riepilogo | Informazioni sul conto, periodo, saldi, conteggio transazioni | Confermare l'estratto conto di riferimento |
| Transazioni | Date, Description, Category, Debit, Credit, Balance | Controllare e modificare le singole etichette |
| By Category | Category, Transactions, Total Debit, Total Credit, Net | Esaminare i totali per l'intera esportazione |
Il foglio By Category è uno snapshot statico, non una tabella pivot né un insieme di formule dinamiche. Calcola i totali per l'intero estratto conto caricato; non suddivide automaticamente un PDF di più mesi in rendiconti mensili distinti. Net indica la differenza tra Total Credit e Total Debit all'interno di ciascuna categoria.
Come vengono assegnate le categorie
Il programma di esportazione confronta le parole presenti nella descrizione con un elenco ordinato di regole. La prima corrispondenza trovata ha la precedenza. Le regole relative a entrate, rimborsi e trasferimenti vengono verificate prima di quelle degli esercenti. Ad esempio, una descrizione contenente AMAZON MKTP REFUND viene associata a Refund anziché a Shopping. STARBUCKS viene associata a Coffee. Una descrizione priva di corrispondenze viene etichettata come Uncategorised.
Questi esempi illustrano il funzionamento delle regole, non la natura specifica di ogni acquisto effettivo. Un grande rivenditore può vendere sia generi alimentari che forniture per ufficio, e la descrizione di un processore di pagamento potrebbe omettere l'esercente originale. In base alle regole attuali, la medesima descrizione riceve sempre la stessa etichetta; il sistema non apprende dalle modifiche apportate dall'utente in Excel.
Controllare e correggere le etichette
Filtri innanzitutto Transactions selezionando Uncategorised, quindi esamini trasferimenti, rimborsi, importi elevati e categorie generiche di esercenti. Modifichi le celle di Category in base alla propria struttura contabile. Mantenga inalterati l'importo e la descrizione originale, a meno che non sia stato riscontrato un errore di estrazione rispetto al PDF.
Supponiamo che Coffee contenga due addebiti pari a 4 e 6. Il suo riepilogo iniziale mostra due transazioni, Total Debit 10, Total Credit 0 e Net -10. Se la transazione da 6 appartiene a un'altra categoria, modificandone l'etichetta i totali iniziali in By Category rimarranno invariati. Ricalcoli il prospetto prima di utilizzarlo a fini contabili.
Creare totali che riflettono le modifiche apportate
Crei una tabella di Excel a partire dai dati verificati in Transactions, quindi crei una tabella pivot in un nuovo foglio. Inserisca Category in Righe e Debit e Credit in Valori, impostando l'operazione su Somma. Aggiorni la tabella pivot dopo aver modificato i dati di origine. Se Excel visualizza Conteggio invece di Somma, verifichi se gli importi sono stati importati come testo. La guida alle tabelle pivot di Microsoft illustra le opzioni di configurazione e aggiornamento.
Per creare un report mensile, verifichi prima che la colonna Date contenga date valide e applichi il raggruppamento per data desiderato. Esamini i trasferimenti separatamente se l'obiettivo è l'analisi delle spese: spostare denaro tra i propri conti è un'operazione differente da un acquisto.
Scegliere il formato adatto per il passaggio successivo
Il file CSV categorizzato include le sei colonne delle transazioni, ma non contiene né Summary né By Category. Lo scelga per ottenere una tabella semplice, oppure utilizzi il formato XLSX per la cartella di lavoro completa. Nessuno dei due formati assegna automaticamente i codici contabili del proprio software gestionale. Per l'importazione nei gestionali di contabilità, consulti la guida per Xero o la guida per QuickBooks.