Iniziate verificando le opzioni di importazione disponibili nel vostro account QuickBooks. Un feed bancario diretto o un file scaricato direttamente dal sito della vostra banca potrebbe essere la soluzione più semplice. Intuit prevede inoltre il caricamento diretto degli estratti conto nei flussi di lavoro supportati, quindi un convertitore separato non è sempre necessario.
Quando è utile un file convertito
Se le opzioni di importazione disponibili non supportano il vostro PDF, convertitelo e verificate prima il risultato in Excel. Recuperate il documento originale seguendo la nostra guida al download dei PDF. Conservate una copia dei dati revisionati per poterli confrontare con l'anteprima di importazione.
Convertire un PDF in QBO in quattro passaggi
- Aprite lo strumento da estratto conto PDF a QBO e caricate un PDF sbloccato di dimensioni massime pari a 25 MB.
- Selezionate Convert My Statement, quindi scaricate il file Excel per verificare i dettagli del conto, le date, gli importi e i totali.
- Aprite More formats e selezionate QBO per scaricare il file delle transazioni.
- In QuickBooks Online, individuate Bank transactions e Upload from file, selezionate il conto di destinazione e verificate l'importazione prima di accettare le righe. Le diciture e le voci di menu possono variare.
Verificate i requisiti attuali relativi al formato e alle dimensioni del file per il conto ricevente. Se un batch è troppo grande, preparate un estratto conto relativo a un intervallo temporale più breve a partire dalla sorgente, anziché tentare ripetutamente di caricare lo stesso file rifiutato.
Consultate le istruzioni per il caricamento manuale di Intuit per conoscere il flusso di lavoro aggiornato e i formati di file disponibili.
Cosa contiene la nostra esportazione QBO
L'esportazione in QBO include date delle transazioni, importi con segno, descrizioni e identificatori di transazione generati chiamati FITID. Utilizza i dettagli del conto rilevati e una valuta impostata a livello di estratto conto.
Questi identificatori vengono generati a partire dai valori estratti e dalla posizione della riga. Non sono gli identificatori originali forniti dalla vostra banca. Eventuali modifiche alla descrizione o all'ordine delle righe possono alterarli, pertanto non garantiscono la prevenzione dei duplicati in caso di caricamenti sovrapposti.
Esaminare un file QBO di esempio
Confrontate l'esempio di PDF fittizio, la cartella di lavoro di verifica Excel e l'esportazione QBO. Questi file dimostrativi non contengono dati reali di clienti. Il file QBO è un esempio generato dall'esportatore, non un file destinato all'importazione in un account operativo.
| Campo QBO | Esempio | Significato |
|---|---|---|
| CURDEF | USD | Valuta dell'estratto conto |
| DTPOSTED | 20260905120000 | Data di registrazione per il pagamento di forniture dell'esempio |
| TRNAMT | -125.00 | Uscita di denaro dal conto di deposito |
| TRNTYPE | DEBIT | Transazione in uscita |
| FITID | Generato per ciascuna riga | Aiuta il sistema di destinazione a identificare le transazioni |
Il deposito di 500.00 è positivo e il pagamento per forniture di 125.00 è negativo. Verificate questi segni confrontandoli con il vostro estratto conto e nell'anteprima di importazione. Rinominare un PDF o un file CSV con l'estensione .qbo non genera automaticamente questi campi.
Verificare prima dell'importazione
- Verificate il conto di destinazione e la relativa valuta.
- Confrontate l'intervallo di date con le transazioni già presenti in QuickBooks.
- Controllate una transazione in entrata e una in uscita nell'anteprima.
- Esaminate gli eventuali suggerimenti di corrispondenza prima di accettare le righe importate.
- Riconciliate il risultato finale con l'estratto conto originale.
Il nostro attuale esportatore QBO etichetta il conto come conto corrente (checking). Non è un esportatore dedicato a carte di credito o conti di investimento. Utilizzate il download fornito dalla vostra banca o un flusso di lavoro CSV che consenta di selezionare il conto appropriato quando tali distinzioni sono necessarie.
Se QuickBooks rifiuta il file
L'accettazione può dipendere dal tipo di conto, dalle informazioni sull'istituto finanziario, dall'area geografica e dal prodotto QuickBooks utilizzato. L'esportatore attuale utilizza un codice identificativo dell'istituto predefinito pari a 00000, che potrebbe essere rifiutato. Quando possibile, preferite un file QBO emesso direttamente dalla banca. Conservate l'esatto messaggio di errore e consultate la nostra guida alla risoluzione degli errori di importazione prima di riprovare.
In alternativa all'utilizzo di CSV, confrontate CSV vs QBO e seguite la guida alla preparazione del formato CSV. Il formato CSV generico include Balance come quinta colonna; preparate una copia di lavoro che corrisponda ai campi richiesti da QuickBooks anziché importare Balance come un importo.