Wie man einen PDF-Kontoauszug für QuickBooks in QBO konvertiert

Prüfen Sie zunächst die Importoptionen in Ihrem QuickBooks-Konto. Ein Bank-Feed oder eine direkt von Ihrer Bank heruntergeladene Datei ist möglicherweise der einfachste Weg. Intuit dokumentiert in unterstützten Workflows auch direkte Uploads von Kontoauszügen, sodass ein separater Konverter nicht immer erforderlich ist.

Wann eine konvertierte Datei nützlich ist

Wenn die verfügbaren Importoptionen Ihr PDF nicht verarbeiten können, konvertieren Sie es und prüfen Sie zuerst die Excel-Ausgabe. Beziehen Sie das Originaldokument mithilfe unseres Leitfadens zum Herunterladen von PDF-Kontoauszügen. Behalten Sie eine Kopie der geprüften Daten, damit Sie sie mit der Importvorschau vergleichen können.

PDF zu QBO in vier Schritten konvertieren

1. Öffnen Sie das Tool zur Konvertierung von PDF-Kontoauszügen in QBO und laden Sie ein unverschlüsseltes PDF von bis zu 25 MB hoch.
2. Wählen Sie Convert My Statement und laden Sie anschließend Excel herunter, um Kontodetails, Daten, Beträge und Summen zu prüfen.
3. Öffnen Sie More formats und wählen Sie QBO, um die Transaktionsdatei herunterzuladen.
4. Navigieren Sie in QuickBooks Online zu Bank transactions und Upload from file, wählen Sie das Zielkonto und prüfen Sie den Import, bevor Sie Zeilen übernehmen. Menübezeichnungen und Optionen können variieren.

Prüfen Sie die aktuellen Datei- und Größenanforderungen des Zielkontos. Ist ein Batch zu groß, bereiten Sie lieber einen kleineren Auszugszeitraum aus der Quelle vor, anstatt dieselbe abgelehnte Datei wiederholt hochzuladen.

Die aktuellen Arbeitsabläufe und verfügbaren Dateitypen finden Sie in Intuits Anleitung zum manuellen Upload.

Was unser QBO-Export enthält

Der QBO-Export enthält Transaktionsdaten, vorzeichenbehaftete Beträge, Beschreibungen und generierte Transaktionskennungen namens FITIDs. Er verwendet die erkannten Kontodetails und eine Währung auf Auszugsebene.

Diese Kennungen werden aus den extrahierten Werten und der Zeilenposition generiert. Sie sind nicht die ursprünglichen, von Ihrer Bank bereitgestellten Kennungen. Eine geänderte Beschreibung oder Zeilenreihenfolge kann sie verändern, sodass sie keine Garantie zur Duplikatsvermeidung bei sich überschneidenden Uploads bieten.

Eine QBO-Beispieldatei untersuchen

Vergleichen Sie das fiktive Beispiel-PDF, die Excel-Prüfarbeitsmappe und den QBO-Export. Diese Demonstrationsdateien enthalten keine echten Kundendaten. Die QBO-Datei ist ein Beispiel für den Exporteur, keine Datei zum Importieren in ein Live-Konto.

Vor dem Import prüfen

1. Bestätigen Sie das Zielkonto und dessen Währung.
2. Vergleichen Sie den Datumsbereich mit den bereits in QuickBooks vorhandenen Transaktionen.
3. Überprüfen Sie in der Vorschau jeweils eine eingehende und eine ausgehende Transaktion.
4. Prüfen Sie alle Zuordnungsvorschläge, bevor Sie die importierten Zeilen akzeptieren.
5. Gleichen Sie das Ergebnis mit dem Originalauszug ab.

Unser aktueller QBO-Exporteur kennzeichnet das Konto als checking. Es ist kein dedizierter Exporteur für Kreditkarten- oder Anlagekonten. Nutzen Sie den bankeigenen Download oder einen CSV-Workflow, bei dem Sie das passende Konto auswählen können, wenn diese Unterscheidungen relevant sind.

Wenn QuickBooks die Datei ablehnt

Die Akzeptanz kann vom Kontotyp, den Daten des Finanzinstituts, der Region und dem QuickBooks-Produkt abhängen. Der aktuelle Exporteur verwendet eine Platzhalter-Institutionskennung von 00000, die möglicherweise abgelehnt wird. Bevorzugen Sie nach Möglichkeit ein von der Bank ausgestelltes QBO. Notieren Sie sich die genaue Fehlermeldung und konsultieren Sie unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung beim Import, bevor Sie es erneut versuchen.

Für eine CSV-Alternative vergleichen Sie CSV vs QBO und folgen Sie dem Leitfaden zur CSV-Vorbereitung. Die allgemeine CSV enthält Balance als fünfte Spalte; erstellen Sie eine Arbeitskopie, die genau den von QuickBooks geforderten Feldern entspricht, anstatt Balance als Betrag zu importieren.