Si su banco le permite descargar los movimientos en formato CSV o Excel, empiece por ahí. Le ahorrará la tarea de extraer los datos de un PDF. Si solo dispone de un extracto en PDF, puede utilizar un conversor, la importación de PDF de Excel o introducir los datos manualmente. La opción más adecuada dependerá del tipo de documento y de cuánto trabajo de depuración pueda asumir.
Antes de empezar
Utilice el PDF original facilitado por su banco siempre que sea posible. Nuestra guía paso a paso para descargar PDF le explica dónde encontrarlo desde un ordenador o un móvil. Compruebe la cuenta, el período de facturación, el número de páginas y asegúrese de que el archivo se abra sin contraseña. Para este conversor, utilice un PDF de no más de 25 MB. Procure mantener una sola cuenta y una sola divisa por conversión siempre que sea posible.
Un PDF con texto seleccionable no es lo mismo que un documento escaneado. Un escaneo requiere reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y una revisión más minuciosa. Si su extracto está protegido, consulte primero la guía para PDF protegidos con contraseña.
Convierta su extracto en cuatro pasos
- Abra el conversor de PDF a Excel y seleccione su PDF.
- Haga clic en Convert My Statement y espere a que finalice el procesamiento. El tiempo necesario variará según la extensión, el diseño y la calidad de imagen del documento.
- Descargue Excel para obtener un libro de trabajo completo, o CSV para una tabla sencilla de transacciones.
- Compare el resultado con el extracto original antes de importarlo a otro sistema.
Las conversiones para usuarios invitados permiten actualmente procesar hasta dos páginas al día. Los límites para cuentas registradas dependen del plan elegido. Consulte las tarifas en precios para conocer las cuotas vigentes.
Estructura del archivo Excel generado
El libro contiene dos hojas. Summary recoge la información detectada de la cuenta, la divisa, el período del extracto y los saldos inicial y final. Transactions contiene las columnas Date, Description, Debit, Credit y Balance.
Una celda en blanco puede indicar que la información no figuraba en el original o no se pudo extraer. El libro no genera hojas independientes para cada cuenta en caso de extractos combinados. Siempre que sea posible, divida esos documentos por cuenta antes de convertirlos.
Compruebe los números con un ejemplo sencillo
Examine el PDF de origen de ejemplo y descargue su libro de Excel para ver el formato final antes de subir su propio documento. Estos archivos de ejemplo no contienen datos reales de clientes y utilizan el formato de exportación estándar de la aplicación.
| Date | Description | Debit | Credit | Balance |
|---|---|---|---|---|
| 2026-09-02 | Example deposit | — | 500.00 | 1,500.00 |
| 2026-09-05 | Example supplies, office | 125.00 | — | 1,375.00 |
| 2026-09-08 | Example service fee | 50.00 | — | 1,325.00 |
Todos los importes de este ejemplo están expresados en USD. Partiendo de 1,000.00, el saldo final es 1,000.00 + 500.00 − 175.00 = 1,325.00. El guion representa una celda vacía. La columna Balance refleja el saldo acumulado de la cuenta; no sume sus valores como si fuesen importes de movimientos individuales.
Los extractos de tarjetas de crédito pueden emplear convenciones de signos diferentes, por lo que conviene revisar por separado los totales de compras y pagos.
- Compare la primera y la última transacción con el PDF original.
- Inspeccione las filas situadas alrededor de los saltos de página para detectar omisiones o encabezados repetidos.
- Compruebe los separadores decimales, los signos menos y las fechas que admitan doble interpretación.
- Confirme que los resúmenes y los saldos iniciales no se hayan incluido como filas de movimientos.
- Aclare cualquier discrepancia antes de utilizar la hoja de cálculo para informes contables.
Que el total cuadre es una comprobación útil, pero no garantiza que cada concepto o fecha sean correctos.
Otras formas de convertir un PDF
Power Query en Excel: si su versión de Excel incluye el conector de PDF, seleccione el archivo, revise las tablas detectadas y elija Cargar o Transformar datos. Es posible que deba depurar encabezados repetidos o descripciones en varias líneas. Consulte la documentación del conector PDF de Microsoft para conocer su disponibilidad y limitaciones.
Entrada manual: si se trata de un número reducido de movimientos, introducirlos a mano puede resultar práctico. Compruebe los totales y conserve una copia del documento original.
Un script personalizado: un analizador a medida puede ser idóneo ante un diseño estructurado y repetitivo. Tendrá que gestionar usted mismo los cambios de formato, los documentos escaneados y la validación. Tenga en cuenta que un analizador programado para un banco concreto no necesariamente funcionará con otro.
Elija su próximo paso
Conserve el archivo Excel para revisar y analizar las transacciones. Si necesita utilizar un software de contabilidad, lea CSV vs QBO antes de exportar. En caso de documentos escaneados de difícil lectura, comience consultando nuestra guía de preparación para OCR.